Het bestek eist een productpresentatie 'op straffe van nietigheid' — maar de aanbesteder organiseert ze gewoon niet
De Raad van State vernietigt de gunning van een toegangscontrole-opdracht omdat het bestek bepaalde dat inschrijvers hun materieel moesten komen presenteren 'op straffe van nietigheid van hun offerte', maar de aanbesteder die presentatie nooit heeft georganiseerd en de offertes zonder die stap heeft beoordeeld.
Wat gebeurde er?
De gemeente Gerpinnes schrijft een opdracht uit voor de levering en installatie van toegangscontrole in diverse gemeentelijke gebouwen. Het bestek vermeldt twee gunningscriteria: prijs (50 punten) en 'technische waarde en gebruiksvriendelijkheid' (50 punten). Bij het tweede criterium bepaalt het bestek: 'Na onderzoek van de kwalitatieve selectiecriteria worden de inschrijvers die daaraan voldoen uitgenodigd om, op straffe van nietigheid van hun offerte, het voorgestelde materieel te komen presenteren. Op basis van die presentatie beoordeelt de technische dienst de kwaliteit van het materieel en de gebruiksvriendelijkheid van het voorgestelde platform.' De gemeente organiseert die presentatie niet. Zij gunt de opdracht aan Telecom Security op basis van de ingediende documenten alleen. DAO Systems vecht de gunning aan. Het argument is eenvoudig: het bestek legt een verplichte procedurestap op — een productpresentatie — en de aanbesteder heeft die stap overgeslagen. De gemeente verweert zich met het argument dat het verplichte plaatsbezoek (een andere besteksbepaling) de inschrijvers al de gelegenheid gaf om hun product te presenteren. De Raad van State verwerpt dit: het plaatsbezoek was verplicht vóór het indienen van de offerte en diende om de locaties te leren kennen — niet om een offerte te presenteren die op dat moment nog in voorbereiding was. De Raad beveelt de schorsing (arrest nr. 262.375 van 17 februari 2025). De gemeente verzoekt niet om voortzetting van de procedure. De Raad vernietigt de gunning via de verkorte procedure.
Waarom doet dit ertoe?
Dit arrest is een schoolvoorbeeld van het beginsel patere legem quam ipse fecisti: de aanbesteder moet de regels volgen die hij zelf heeft opgesteld. Hier gaat het om een procedurestap die het bestek zelf als essentieel kwalificeert — 'op straffe van nietigheid'. Als de aanbesteder die stap niet organiseert, schendt hij niet alleen zijn eigen bestek, maar ook het transparantiebeginsel en het gewettigd vertrouwen van de inschrijvers die hun offerte hadden voorbereid in de verwachting dat ze die zouden mogen presenteren.
De les
Als aanbesteder: neem geen procedurestappen op in het bestek die je niet van plan bent uit te voeren. Als het bestek een productpresentatie vermeldt 'op straffe van nietigheid', moet je die organiseren — je kunt die stap niet achteraf vervangen door iets anders (zoals een plaatsbezoek). Als inschrijver: als het bestek een procedurestap voorschrijft die niet is gevolgd, is dat een sterk middel — zeker als die stap gekwalificeerd is als essentieel voor de beoordeling.
Te onthouden
- Het beginsel patere legem quam ipse fecisti verplicht de aanbesteder om de regels te volgen die hij zelf in het bestek heeft opgesteld — inclusief procedurestappen.
- Een verplicht plaatsbezoek vóór de indiening van de offerte kan niet dienen als vervanging voor een productpresentatie ná de indiening — het zijn twee verschillende procedurestappen met een ander doel.
- Als het bestek een procedurestap als 'op straffe van nietigheid' kwalificeert, erkent de aanbesteder daarmee zelf het essentiële karakter ervan voor de beoordeling.
- Artikel 17, §9 Gecoördineerde wetten RvS: als de verwerende partij niet binnen 30 dagen na de schorsing om voortzetting verzoekt, kan de Raad de beslissing vernietigen via de verkorte procedure.
Waarop letten
- Het bestek vermeldt letterlijk 'op straffe van nietigheid van hun offerte' bij de presentatieverplichting — maar de aanbesteder organiseert die presentatie niet.
- De gemeente probeert het plaatsbezoek te laten doorgaan als de productpresentatie — de Raad verwerpt dit omdat het twee verschillende stappen zijn.
- De gemeente verzoekt na de schorsing niet om voortzetting van de procedure — waarna de vernietiging via de verkorte procedure volgt.
Stel jezelf de vraag
Bevat je bestek een procedurestap (presentatie, demo, plaatsbezoek, interview) die je als verplicht hebt aangeduid? Heb je die stap ook daadwerkelijk georganiseerd? Of heb je de offertes beoordeeld zonder die stap te doorlopen?
Gerelateerde arresten
Over deze databank
De Raad van State is het hoogste administratieve rechtscollege in België. Bij geschillen over overheidsopdrachten — van de gunning van een contract tot de uitsluiting van een inschrijver — is het de Raad van State die in laatste instantie oordeelt. De arresten in deze databank zijn door TenderWolf samengevat in begrijpelijke taal, met concrete lessen voor inschrijvers en aanbestedende overheden. Bekijk alle arresten →